Ohje Vufin tapahtumien järjestämiseen

Onko sinulla hyvä idea? Miten tuumasta toimeen?

• “En kai minä nyt voi mitään järjestää?” – Yes you can! Vufi on vapaaehtoistoimintaa ja jokainen jäsenyhtiön työntekijä voi ideoida toimintaa tai järjestää sellaista. Tapahtuman, lajikokeilukerran tai kurssin järjestäminen on matalan kynnyksen tapa osallistua Vufin toimintaan, eikä sido sinua tapahtuman järjestämisen jälkeen. Vufin jäsenenä sinulla on tapahtumia ideoidessa ja järjestäessä mahdollisuus vaikuttaa siihen, millaista toimintaa Vufissa tarjotaan ja tuetaan.

• Millainen tapahtuma on toimiva? Mieti…

• • Mikä olisi sopiva kesto kurssille tai kokeilulle (kuinka monta tuntia/kertaa, mikä kellonaika, viikonpäivä), kustannukset mielessä pitäen. Tapahtuma voi olla kertaluonteinen tai sitten useamman kerran toistuva! Mieti itseäsi – montako kertaa sinä tahtoisit osallistua?
  • Vufilla ei ole ehdotonta alarajaa, monelleko hengelle tapahtuma järjestetään. Kuitenkin nyrkkisääntönä voi pitää, että kannattaa järjestää vain yli 5 henkilön tapahtumia.
  • Täytyykö vuokrata tiloja, välineitä tai kenttiä? Tarvitaanko joku ammattilainen ohjaamaan tai opastamaan?

• Ota selvää, kuinka paljon tapahtuman järjestäminen suurin piirtein maksaa. Arvioi, kuinka suuri olisi osallistujien omavastuu ja kuinka suuri Vufin tuen osuus. Vufi voi tukea tapahtuman kokonaishinnasta riippuen 20-50%. Tarkoitus on tehdä harrastamisesta jäsenille edullista. Vufi on budjetoinut eri lajeihin rahaa, mutta budjetissa on tilaa myös hyville ideoille!

• Saata ideasi Vufin hallituksen tietoon!  Kerro ideastasi seuraaville hallituslaisille:
  • Pj – jussi.karhunen@finanssiala.fi
  • Sihteeri – iina.vilen@varma.fi
  • Rahastonhoitaja – tuomas.hakkarainen@elo.fi.

• Montako henkeä tarvitaan, jotta tapahtuma kannattaa järjestää? Montako mahtuu enintään? Pohdi ylä- ja alarajat osallistujamäärien suhteen budjettiin sitoen. Sovi ohjaajan kanssa myös perumisehdoista, mikäli väkeä ei tule riittävästi.

• Sovi liikuntatilojen/ohjaajan kanssa aikatauluista. Anna riittävästi ilmoittautumisaikaa – pyri vähintään 2-3 viikkoon. Mitä aiemmin, sen parempi!

• Kun asia on sovittu hallituksen kanssa, tee tapahtumalle ilmoitusteksti. Kerro olennaiset tiedot (päivämäärät, kellonajat, osoitteet, hinta, maksutavat, ilmoittautumistiedot ja vaadittava vaatetus). Koeta tehdä tekstistä innostava! Toimita teksti Vufin sihteerille (iina.vilen@varma.fi), jotta se löytää tiensä verkkosivuille ja Vufin somekanaviin. Jos saat käyttöösi esim. ohjaajalta vapaasti käytettäviä valokuvia aktiviteetista, toimita se tekstin mukana! Kuvan kanssa tapahtuman mainostaminen on helpompaa.

• Kuka saa osallistua? – Vufin tapahtumiin voivat osallistua kaikki Vufin jäseninä olevien yhtiöiden työntekijät – mukaan voivat tulla myös kesätyöntekijät, tuntityöntekijät ja muut. Voit tarkistaa jäseninä olevat yhtiöt täältä: https://www.vufi.fi/haluatko-mukaan/

• Kun keräät ilmoittautumiset, täytä samalla tämä lomake. Kun tapahtumaan ilmoittautuminen päättyy, toimita se rahastonhoitajalle (tuomas.hakkarainen@elo.fi) ja Vufin osanottajamääriä tilastoivalle hallituksen jäsenelle (juha.koskinen@elo.fi). Jos kyseessä on kilpailu, toimita lomake kilpailutuloksilla täydennettynä vasta kilpailujen jälkeen.

• Ota kuva! – Kun tapahtuma pidetään, ota Vufin somekanavia varten pari valokuvaa itse toiminnasta. Kysy lupa kuvattavilta! Kuvia voidaan käyttää ensi kerralla tapahtumia markkinoidessa ja Vufin toiminnasta somessa kertoessa. 

• Kiitos aktiivisuudestasi! – Vufi maksaa oman osallistumismaksusi tapahtumaan kokonaan, jos osallistumisen omavastuuhinta (ennen Vufin tukea) on enintään 50 euroa. Jos omavastuumaksu yksittäiseen tapahtumaan tai tapahtumasarjaan on yli 50 euroa, Vufi tukee osallistumistasi 50 eurolla.